Nêu lý do cần làm, kết quả kinh doanh hoặc trải nghiệm khách hàng cần thay đổi và phạm vi của nhiệm vụ.
← Thư viện biểu mẫu
Minh họa
Hình ảnh minh họa được thiết kế riêngMinh họa bối cảnh sử dụng để người xem hiểu nhanh giá trị biểu mẫu
Mẫu Brief giao việc liên phòng ban
Giúp quản lý giao một việc rõ mục tiêu, chuẩn đầu ra, vai trò phối hợp, quyền quyết định, nguồn lực và mốc kiểm tra.
Đối tượng phù hợpFounder, trưởng phòng, Project Manager và đội ngũ phối hợp liên phòng ban
Định dạngGoogle Sheets
Dung lượng640 KB
Lượt tải0
Giá trọn bộ99.000đ
Quyền lợi trọn đờiMua một lần, được nâng cấp miễn phí trọn đờiKhông phát sinh phí gia hạn cho biểu mẫu đã mua.
Kiểm tra và đặt muaTrang đặt mua sẽ kiểm tra trạng thái PayOS trước khi cho phép tạo đơn. Liên kết Google Sheets chỉ được gửi sau khi giao dịch được xác nhận.Sáu câu hỏi để một đầu việc không bị hiểu theo sáu cách
Mẫu này biến một yêu cầu miệng thành bản giao việc có thể thực thi và nghiệm thu. Người nhận hiểu đúng việc, các phòng ban biết lúc nào cần phối hợp, còn quản lý nhìn thấy rủi ro trước khi trễ hạn.
Chốt thứ phải bàn giao, định dạng, số lượng, chất lượng và Definition of Done để nghiệm thu trên cùng một chuẩn.
Chỉ định một đầu mối chịu trách nhiệm cuối cùng, người hỗ trợ và ranh giới giữa tự quyết với nội dung cần duyệt.
Thiết lập checkpoint, kênh cập nhật và mẫu báo vướng để quản lý có đủ dữ liệu ra quyết định kịp thời.
Một việc, một đầu mối, sáu điểm phải rõ
Mỗi khối trong Brief trả lời một nhóm câu hỏi trước khi công việc bắt đầu. Quản lý có thể điền trong một buổi giao việc ngắn, sau đó dùng cùng tệp để kiểm tra tiến độ và nghiệm thu.
Vì sao việc này cần làm? Kết quả kinh doanh hoặc trải nghiệm khách hàng nào bị tác động?
Bàn giao gì, ở định dạng nào, số lượng bao nhiêu và Definition of Done là gì?
Ai chịu trách nhiệm cuối cùng? Ai trực tiếp làm, hỗ trợ và được tham vấn?
Được tự quyết gì? Ngưỡng ngân sách hoặc phạm vi nào cần xin duyệt?
Cần dữ liệu, công cụ, nhân sự, ngân sách, thời gian và đầu vào phụ thuộc nào?
Hạn bàn giao, checkpoint, kênh cập nhật và thời điểm phải báo vướng là khi nào?
Mẫu báo vướng 5 ýVướng gì, ảnh hưởng gì, đã thử gì, cần ai quyết định, cần trước thời điểm nào.
Trục kiến thức thực hành
Đọc để giao việc tốt hơn, không chỉ để điền đủ ô
Ba trục nội dung giúp quản lý dùng Brief như một công cụ điều hành: làm rõ yêu cầu trước khi giao, thiết kế phối hợp khi thực thi và xử lý vướng mắc trước khi deadline bị ảnh hưởng.
Trục 01 · Giao việc rõĐọc trong 3 phút
Đừng bắt đầu bằng danh sách việc cần làm
Một brief tốt bắt đầu từ thay đổi cần tạo ra, không bắt đầu từ hàng loạt thao tác. Khi mục tiêu gắn với kết quả kinh doanh hoặc trải nghiệm khách hàng, người nhận việc có cơ sở để ưu tiên và tự xử lý các tình huống phát sinh.
- Nêu lý do việc này quan trọng ở thời điểm hiện tại.
- Chốt đầu ra bằng tiêu chuẩn có thể quan sát hoặc đo lường.
- Ghi rõ điều không thuộc phạm vi để tránh mở rộng vô hạn.
Trục 02 · Phối hợp đúngĐọc trong 4 phút
Một người chịu trách nhiệm, nhiều người cùng phối hợp
Phối hợp không có nghĩa là tất cả cùng chịu trách nhiệm như nhau. Brief cần chỉ ra một đầu mối chịu trách nhiệm cuối cùng, sau đó xác định rõ ai thực hiện, ai cung cấp đầu vào và ai có quyền phê duyệt.
- Chỉ có một người chịu trách nhiệm cuối cùng cho đầu ra.
- Mỗi người hỗ trợ cần biết rõ đầu vào và thời điểm phải cung cấp.
- Quyền tự quyết phải đi cùng ngưỡng ngân sách và rủi ro.
Trục 03 · Kiểm soát mốcĐọc trong 3 phút
Đừng đợi đến deadline mới biết công việc đang vướng
Checkpoint không phải một cuộc họp báo cáo dài. Đó là thời điểm đủ sớm để nhận diện lệch hướng, thiếu dữ liệu hoặc quyết định đang bị treo, từ đó điều chỉnh trước khi ảnh hưởng đến đầu ra cuối cùng.
- Đặt checkpoint theo mức độ rủi ro, không theo thói quen họp.
- Báo vướng bằng dữ liệu và đề xuất, không chỉ nêu vấn đề.
- Mọi thay đổi phạm vi phải kéo theo cập nhật nguồn lực và mốc.
Ứng dụng ngayChuyển ba trục kiến thức thành một quy trình giao việc thống nhất cho toàn đội.
Xem cách nhận biểu mẫuTệp gồm những phần nào?
- 01Brief tổng quan và mục tiêu
- 02Đầu ra cùng tiêu chuẩn nghiệm thu
- 03Đầu mối phụ trách và người phối hợp
- 04Ma trận quyền tự quyết và điểm cần duyệt
- 05Bảng nguồn lực, dữ liệu và phụ thuộc
- 06Timeline, checkpoint và cơ chế báo vướng
Năm bước từ bản sao đến buổi rà soát đầu tiên
- 1
Chốt lý do và kết quả kinh doanh cần đạt
- 2
Mô tả đầu ra bằng tiêu chuẩn có thể kiểm tra
- 3
Gán một người chịu trách nhiệm cuối cùng cùng các vai trò hỗ trợ
- 4
Thống nhất quyền tự quyết, điểm cần duyệt và nguồn lực sẵn có
- 5
Đặt hạn bàn giao, checkpoint và quy tắc báo vướng
Trước khi chọn biểu mẫu
Mẫu Brief giao việc khác gì Task Tracker?
Brief làm rõ lý do, đầu ra, quyền hạn, nguồn lực và tiêu chuẩn nghiệm thu trước khi bắt đầu. Task Tracker chủ yếu theo dõi trạng thái sau khi đầu việc đã được định nghĩa.
Có thể dùng mẫu này để giao việc cho một nhân viên không?
Có. Với việc cá nhân, bạn vẫn dùng sáu khối chính và giản lược phần phối hợp. Cách này đặc biệt hữu ích khi đầu việc quan trọng, có deadline hoặc cần phê duyệt.
Mẫu có thay thế ma trận RACI không?
Không hoàn toàn. Brief dùng cho một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, còn RACI phù hợp khi cần phân vai nhiều đầu việc. Bạn có thể dùng Brief trước, sau đó mở rộng sang RACI nếu dự án phức tạp.
Xử lý đầu việc gấp như thế nào?
Với việc gấp, hãy chốt tối thiểu mục tiêu, đầu ra, một người chịu trách nhiệm cuối cùng, quyền tự quyết và thời điểm báo vướng đầu tiên. Không nên bỏ qua tiêu chuẩn nghiệm thu.
Có thể điều chỉnh quyền quyết định trong quá trình làm không?
Có. Mọi thay đổi cần được ghi lại ở checkpoint, nêu rõ phạm vi mới, người duyệt và ảnh hưởng tới thời hạn hoặc nguồn lực để tránh hiểu khác nhau.